डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम

 डेटाबेस एक प्रकार के आपस में संबन्धित डेटा का संग्रह होता है । यह एक इलेक्ट्रॉनिक कैबिनेट फाइल होती है । डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम ( डीबीएमएस ) अथवा डेटाबेस मैनेजर एक ऐसा प्रोग्राम होता है जो डेटाबेस को स्थापित करके उसकी संरचना तैयार करता है । यह डेटाबेस में से डेटा को एंटर , एडिट और पुनःप्राप्ति के लिए टूल भी प्रदान करता है । डेटाबेस का उपयोग हर प्रकार के व्यक्ति करते हैं । जहां एक ओर शिक्षक इसका उपयोग विद्यार्थियों के ग्रेड को रिकॉर्ड करने के लिए करते है , वही दूसरी ओर पुलिस वाले किसी अपराधी का अपराधिक इतिहास जानने के लिए इसका उपयोग करते है । विश्वविद्यालय एवं कॉलेज में डेटाबेस का उपयोग विद्यार्थियों , शिक्षकों और पाठ्यक्रम के रिकॉर्ड को संरक्षित करने के लिए करते हैं । हर प्रकार के संगठन अपने कर्मियों का एक डेटाबेस रखते हैं ।

माइक्रोकंप्यूटर के लिए सर्वाधिक व्यापक रूप से प्रयोग होने वाले डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम हैं माइक्रोसॉफ्ट ऐक्सेस , कोरल पैराडॉक्स और लोटस एप्रोच।

विशेषताये :- 

सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली डेटाबेस की संरचना को रिलेशनल डेटाबेस कहते हैं । इसमें डेटा संबंधी टेबल व्यवस्थित होती है । प्रत्येक टेबल एक प्रकार की रो , और कॉलम से बना होती है , जो क्रमशः रिकॉर्ड और फील्ड कहलाते हैं । हर रिकॉर्ड में डेटा और फील्ड शामिल होते हैं , जिनमें कुछ विशेष प्रकार के व्यक्तियों स्थानों और वस्तुओं का डेटा होता है । डीबीएमएस हमें डेटाबेस को बनाने और उनको प्रयोग करने के लिए विभिन्न प्रकार के टूल प्रदान करता है सॉर्ट टूल का उपयोग हमें अतिशीघ्रता से टेबल रिकॉर्ड को एक चुनी हुई फील्ड में पुनः व्यवस्थित करने में सहायता करता है । फिल्टर टूल हमें अतिशीघ्रता से केवल मांगे हुए रिकॉर्ड उपलब्ध करवाता है । डीबीएमएस की सबसे बड़ी ताकत होती है उसके विभिन्न प्रकार के टेबल से जिज्ञासा फॉर्म और रिपोर्ट को प्रदान करने की क्षमता । डेटाबेस में से किसी विशिष्ट सूचना को प्राप्त करने के लिए क्वेरी एक प्रश्न या आग्रह होता है । डेटाबेस फॉर्म दिखने में किसी पारंपरिक छपे हुए फॉर्म की भांति ही होता है । ये इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म कंप्यूटर के मॉनीटर पर प्रदर्शित होते हैं और टेबल के रिकॉर्ड को दिखाते हैं । इनका उपयोग वस्तुतः नए रिकॉर्ड को सम्मिलित करने और पूर्व उपस्थित रिकॉर्ड में परिवर्तन लाने के लिए किया जाता है । टेबल और क्वेरी के डेटा को हम विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट से प्रिंट कर सकते हैं । टेबल की सम्पूर्ण फील्ड की साधारण सूची में से क्वेरी के द्वारा खोजी गई विभिन्न टेबल्स की इन रिपोर्ट को हम चुनी हुई फील्ड में ले जा सकते हैं । 

विषय :-

मान लीजिए आपने लाइफस्टाइल फिटनेस क्लब में एम्प्लॉयमेंट एडमिनिस्ट्रेटर के पद पर नियुक्ति पाई है । आपकी अनेक जिम्मेदारियों में से एक है क्लब के कर्मचारियों की मेन्युअल सिस्टम के लिए एक डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम तैयार करना लाइफस्टाइल फिटनेस क्लब के एम्प्लॉयमेंट एडमिनिस्ट्रेशन के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऐक्सेस द्वारा इस कार्य में उपयोग करने के सर्वाधिक प्रचलित संबंधपरक डीबीएमएस प्रोग्राम को कृपया चित्र में देखें ।

 डेटाबेस बनाना :-

डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम को बनाने के लिए सबसे पहला कदम है योजना बनाना । मौजूदा मैन्युअल सिस्टम को समझना और साथ ही समझना कि किस प्रकार कौन - कौन से डेटा को एकत्र करके उनका किस प्रकार से उपयोग करना है । तत्पश्चात् उनका निर्धारण करके संगठन का मूल ढांचा बनाते हैं जिसमें दो संबंधित तालिकाएं हों , जो डेटा की एंट्री और डेटाबेस के उपयोग को और अधिक उपयोगी बनाएं । पहली टेबिल में कर्मियों को ध्यान में रखते हुए हम फील्ड और प्राइमरी की और फील्ड द्वारा टेबिल की रचना करते हैं । इस प्रक्रिया को तीव्र और परिशुद्ध बनाने के लिए हम एक फॉर्म तैयार करते हैं और उसका उपयोग हर कर्मचारी के डेटा रिकॉर्ड के रूप में रखने के लिए भी करते हैं ।

1. प्राइमरी की :- यह किसी कर्मचारी की विशिष्ट पहचान संख्या होती है । आपने अंतिम नाम की फील्ड का प्राइमरी की के रूप में उपयोग किया , लेकिन देखा कि एक से ज्यादा कर्मचारियों के अंतिम नाम एक जैसे हो सकते हैं । प्राइमरी की का उपयोग अक्सर टेबिल को लिंक  करने के लिए होता है ।
2. रिकॉर्ड :- प्रत्येक रिकॉर्ड में एक कर्मचारी की सूचना होती है । एक रिकॉर्ड में अक्सर संख्याओं , टेक्स्ट , और बेटा के प्रकार का संयोजन होता है ।
3. फॉर्म :- कागज में छपे फॉर्म की तरह इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म का स्वरूप पढ़ने में आसान और उपयोगी होना चाहिए । इस फॉर्म से सभी कर्मचारियों के आंकड़े और फोटो डालना और देखना दोनों आसान होता है ।
4. फील्डस :- इन फील्डों में फील्ड नेम दिए रहते हैं जो प्रत्येक टेबिल के शीर्ष पर नजर आते हैं । फील्ड नेम को सेलेक्ट करके उनकी सामग्री का विवरण देखे ।
5. टेबिल :- ये विभेदक डेटाबेस की मूल संरचना बनाते हैं . जिसके कॉलम में फर रिकॉर्ड की सूचना होती है । इस टेबिल न प्रत्येक कर्मचारी की मूल सूचना नाम , पता और टेलीफोन नंबर सहित शामिल होते हैं ।

क्वेरी बनाना

आप डेटाबेस का निर्माण करते हुए दूसरी टेबिल में हर कर्मचारी के कार्य स्थान एवं नौकरी का शीर्षक ब्यौरा तैयार करते हैं । इस टेबिल को हम कर्मचारी के सामान्य क्षेत्र में मौजूदा रिकॉर्ड कर्मचारी की पहचान में सम्मिलित कर लेते हैं । इस दूसरी टेबिल को पूरा कर लेने के बाद आपसे उन कर्मचारियों के लिए कार - पूल बनाने के लिए आग्रह किया जाता है , जो दिल्ली अथवा गुडगांव में रहते हैं और टीएमएचई - नोएडा में कार्य करते है । आपने कार - पूल लिस्ट बनाने के लिए क्राइटेरिया का उपयोग करते हुए क्वेरी का उपयोग किया । प्राप्त लिस्ट को क्रमानुसार सॉर्टिंग करके शहर के अनुसार आपने एक रिपोट तैयार की और इसमें रुचि रखने वाले कर्मचारियों को भेज दी ।

1. क्वेरी :- आपकी क्वेरी में टी.एच.एम.ई. नॉयसा में कार्यरत वाले सभी कर्मचारियों के नाम पते और टेलीफोन नंबर का अनुरोध किया गया था ।
2. जॉइन्ड :- आह चूंकि क्वेरी में दो टेबिल शामिल होते हैं , इसलिए चनको एक जैसे कॉलमों से लिंक या जॉइन करना चाहिए । आपने कर्मचारी की पहचान के फीड से टेबिल को लिंक किया ।
3. क्राइटेरिया :- कार - फूल लिस्ट बनाने के लिए क्वेरी की श्रेणी में आवश्यकता है . कि कर्मचारियों के रिकॉर्ड की तालिका और जॉब टेबिल दोनों पर ध्यान दिया जाए । क्राइटेरिया सुनिश्चित करता है कि टी.एच.एम.ई. नोयडा में कार्यरत सभी कर्मचारी दिल्ली या गुडगांव में रहते हैं ।
4. रिपोर्ट :- प्रदर्शित परिणाम से यह फॉर्मेट उन सभी कर्मचारियों के नाम पते और नगर प्रदर्शित करता है , जो दिल्ली या गुडगाँव से टी.एच.एम.ई. तक आ - जा सकते हैं । 
5. सोट्रेड :- कर्मचारियों के लिए एक ही शहर में रहने वाले कर्मचारियों को आसानी से खोजने के लिए आपने क्वेरी के परिणामी में अपने शहर के अनुसार | वर्णानुसार परिणाम को सॉर्ट किया ।