स्प्रेडशीट सोडशीट प्रोग्राम का उपयोग विश्लेषण और ग्राफ संख्यात्मक डेटा , जैसे बजट और वित्त रिपोर्ट आदि में किया जाता है । कभी केवल एकाउंटेट द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्प्रेडशीट का उपयोग आज : लगभग प्रत्येक पेशे में व्यापक रूप से होता है । विपणन पेशेवर स्टॉक मार्केट की रूझान का विश्लेषण करते हैं । विपणन विश्लेषक ग्राफ शेयर बाजार का मूल्यांकन करते हैं । सर्वाधिक व्यापक रूप से उपयोग होने वाली स्प्रेडशीट माइक्रोसॉफ्ट ऐक्सेल है । अन्य स्प्रेडशीट में एपल आईवर्क का नम्बर्स और कोरल क्वाट्रो प्रो . सम्मिलित हैं ।
विशेषताएं
टेक्स्ट पर कार्य करने वाले और टेक्स्ट डॉक्यूमेंट का निर्माण करने वाले वर्ड प्रोसेसर के विपरीत , स्प्रेडशीट प्रोग्राम में संख्यात्मक डेटा और वर्कबुक की फाइल बनती हैं । वर्कबुक फाइल में एक या एक से अधिक संबंधित वर्कशीट होती है । वर्कशीट को स्प्रेडशीट और शीट के नाम से भी जाना जाता है जो से और कॉलम की एक आयताकार ग्रिड होती है । उदाहरण के लिए चित्र 3-6 में कॉलम की पहचान शब्दों और से की पहचान अंकों से हो रही है । कॉलम और ' रो ' का प्रतिच्छेदन सेल का निर्माण करता है । उदाहरण के लिए , सेल 8 का निर्माण कॉलम डी और रो 8 के प्रतिच्छेदन से हुआ है ।
एक सेल में टेक्स्ट और अंकीय प्रविष्टियां सम्मिलित की जा सकती है । टेक्स्ट की एंट्री और लेबल विषय की रों और कॉलम का वर्णन करके वर्कशीट को ढांचा प्रदान करते हैं । उदाहरण के लिए चित्र 3-6 के सेल बी 8 में लेबल फूड सम्मिलित है । सेल डी 8 में अंकों की पहचान खाने पर होने वाले खर्च के रूप में हो रही है ।
एक अंकीय प्रविष्टि कोई संख्या या फॉर्मूला हो सकती है । फॉर्मूले किसी गणना और प्रक्रिया के निर्देश होते हैं । उदाहरण के लिए , सेल F15 में फॉर्मूला E5 - E13 उपस्थित है । यह फॉर्मूला परिणाम की गणना करके उसे सेल F15 में प्रदर्शित करेगा । यह उत्तर सेल ES द्वारा लिए गए मान और सेल E13 के मान से घटाने के द्वारा गणना किया जाता है । फंक्शन पूर्वलिखित फॉर्मूले होते हैं जो स्प्रेडशीट प्रोग्राम उपलब्ध करवाते हैं , जिससे सेल के क्रम की गणना होती है । उदाहरण के लिए , सेल E13 में फंक्शन SUM ( D8D12 ) सम्मिलित है जो श्रेणी D8 से D12 तक का मान जोड़ता है । श्रेणी में निरंतर सेल का क्रम है । यहां D8 . D9 , D10 , D11 , और D12 सम्मिलित है । स्प्रेडशीट प्रोग्राम से मूल रूप से विभिन्न प्रकार के फंक्शन उपलब्ध होते हैं , जिसमें वित्तीय सांख्यिकी और तार्किक फंक्शन सम्मिलित हैं । इनमें से कुछ फंक्शन चित्र 3-7 में दिखाए गए हैं ।
एनालाइटिकल ग्राफ अथवा चार्ट स्प्रेडशीट में डेटा के विजुअल को प्रदर्शित करते हैं । आप स्प्रेडशीट प्रोग्राम में डेटायुक्त सेल का चुनाव करके तीव्रता से ग्राफ का निर्माण कर सकते हैं और चार्ट का प्रकार प्रदर्शन के लिए चुन सकते हैं । यदि आपके पास अपनी स्प्रेडशीट में एक या अधिक अंकों के लिए अवसर हों तो समस्त फॉर्मूले की पुनर्गणना और चार्ट का स्वतः ही पुर्ननिर्माण हो जाएगा । इसे पुनर्गणना कहा जाता है । एक या अधिक सेल के परिवर्तन के प्रभाव के अवलोकन की प्रक्रिया को प्रायः ' व्हॉट इफ ' विश्लेषण से निर्दिष्ट किया जाता है । जैसे चित्र 3-6 में मासिक बजट में किराया वृद्धि के प्रभाव के विश्लेषण करने के लिए आपको सेल D9 की सामग्री को बदलने की आवश्यकता होगी । सम्पूर्ण स्प्रेडशीट में , जिसमें कोई भी चार्ट बना हुआ हो , उसकी स्वतः ही पुर्नगणना हो जाएगी ।
एक सेल में टेक्स्ट और अंकीय प्रविष्टियां सम्मिलित की जा सकती है । टेक्स्ट की एंट्री और लेबल विषय की रों और कॉलम का वर्णन करके वर्कशीट को ढांचा प्रदान करते हैं । उदाहरण के लिए चित्र 3-6 के सेल बी 8 में लेबल फूड सम्मिलित है । सेल डी 8 में अंकों की पहचान खाने पर होने वाले खर्च के रूप में हो रही है ।
एक अंकीय प्रविष्टि कोई संख्या या फॉर्मूला हो सकती है । फॉर्मूले किसी गणना और प्रक्रिया के निर्देश होते हैं । उदाहरण के लिए , सेल F15 में फॉर्मूला E5 - E13 उपस्थित है । यह फॉर्मूला परिणाम की गणना करके उसे सेल F15 में प्रदर्शित करेगा । यह उत्तर सेल ES द्वारा लिए गए मान और सेल E13 के मान से घटाने के द्वारा गणना किया जाता है । फंक्शन पूर्वलिखित फॉर्मूले होते हैं जो स्प्रेडशीट प्रोग्राम उपलब्ध करवाते हैं , जिससे सेल के क्रम की गणना होती है । उदाहरण के लिए , सेल E13 में फंक्शन SUM ( D8D12 ) सम्मिलित है जो श्रेणी D8 से D12 तक का मान जोड़ता है । श्रेणी में निरंतर सेल का क्रम है । यहां D8 . D9 , D10 , D11 , और D12 सम्मिलित है । स्प्रेडशीट प्रोग्राम से मूल रूप से विभिन्न प्रकार के फंक्शन उपलब्ध होते हैं , जिसमें वित्तीय सांख्यिकी और तार्किक फंक्शन सम्मिलित हैं । इनमें से कुछ फंक्शन चित्र 3-7 में दिखाए गए हैं ।
एनालाइटिकल ग्राफ अथवा चार्ट स्प्रेडशीट में डेटा के विजुअल को प्रदर्शित करते हैं । आप स्प्रेडशीट प्रोग्राम में डेटायुक्त सेल का चुनाव करके तीव्रता से ग्राफ का निर्माण कर सकते हैं और चार्ट का प्रकार प्रदर्शन के लिए चुन सकते हैं । यदि आपके पास अपनी स्प्रेडशीट में एक या अधिक अंकों के लिए अवसर हों तो समस्त फॉर्मूले की पुनर्गणना और चार्ट का स्वतः ही पुर्ननिर्माण हो जाएगा । इसे पुनर्गणना कहा जाता है । एक या अधिक सेल के परिवर्तन के प्रभाव के अवलोकन की प्रक्रिया को प्रायः ' व्हॉट इफ ' विश्लेषण से निर्दिष्ट किया जाता है । जैसे चित्र 3-6 में मासिक बजट में किराया वृद्धि के प्रभाव के विश्लेषण करने के लिए आपको सेल D9 की सामग्री को बदलने की आवश्यकता होगी । सम्पूर्ण स्प्रेडशीट में , जिसमें कोई भी चार्ट बना हुआ हो , उसकी स्वतः ही पुर्नगणना हो जाएगी ।
विषय
मान लीजिए कि आपने जयपुर इंटरनेट कैफे में मैनेजर की नौकरी स्वीकार की है । यह कैफे इंटरनेट ऐक्सेस कराने के साथ - साथ विभिन्न स्वादों वाली कॉफी भी उपलब्ध करवाता है । आपके उत्तरदायित्वों में से एक अगले वर्ष के लिए वित्तीय योजना बनाना है । मुलुंड इंटरनेट कैफे के मैनेजर के तौर पर सर्वाधिक व्यापक रूप से प्रयोग होने वाले स्प्रेडशीट प्रोग्राम माइक्रोसॉफ्ट ऐक्सेल का उपयोग करने के
बिक्री का पूर्वानुमान लगाना :- आपकी प्रथम परियोजना कैफे की एक तिमाही बिक्री का पूर्वानुमान लगाना है । आप ऐसा मुलुंड इंटरनेट में बिक्री पर अध्ययन करके और अनेक मैनेजरों से बात करके करते हैं । बिक्री और व्यय का अनुमान करने के पश्चात् आप प्रथम तिमाही के पूर्वानुमान के लिए तैयार हैं । आप से और कॉलम के शीर्ष के लिए वर्णित टेक्स्ट एंट्री को प्रविष्ट करके वर्कशीट द्वारा रूपरेखा तैयार कर सकते हैं । इसके पश्चात् , आप गणना के लिए फॉर्मूले और फक्शन सहित आंकिक एंट्री का प्रवेश कराएंगे । वर्कशीट की परिशुद्धता की जांच के लिए आप कुछ सेल का मान बदलें और पुर्नगणना से प्राप्त परिणाम को हाथ से की गई गणना से मिलाएं ।- वर्कशीट :- विभिन्न ऐप्लीकेशन में बड़ी संख्या में वर्कशीट का उपयोग होता है । इनके सर्वाधिक उपयोग में से एक है . बजट बनाना उनका विश्लेषण और पूर्वानुमान
- टेक्स्ट एंट्री :- ये वर्कशीट में मात्रा को एक अर्थ देते हैं । से पर लेवल करके विभिन्न विक्रय एवं खर्च की सामग्रियों को पहचाना जाता है । कॉल पर मीनों को दर्शन के लिए लेबल किया गया है ।
- सेल :- इनमें लेबल संख्या फॉर्मूले और फंक्शन शामिल होते हैं । सेल की सामग्री को से एवं कॉलम के द्वारा प्रदर्शित किया जाता है । उदाहरण के लिए रोल डी 15 में मार्च में अनुमानित वेतन की संख्या मिल है ।
- फंकशन :- फॉर्मूले डालने के स्थान पर एक्शन का उपयोग करने का एक लाभ यह है कि इनको एटर करना आसान होता है । इस स्थिति में सेल सी 20 में ( फरवरी में कुल खर्च फंक्शन ( 149 ) शामिल है , न कि फॉर्मूला सी 14 सो 15 सी 16 17 18 19
- फॉर्मूला :- ये वर्कशीट में गणना करने का एक तरीका प्रदान करते हैं । इस स्थिति में सल ( जनवरी के लिए निकल आय ) में यह फॉर्मूला शामिल है बी 12 जनवरी में | कुल बिक्री ( जनवरी मे कुल खर्च )
चार्ट बनाना :- मुलुड इंटरनेट कैफे के लिए प्रथम तिमाही के पूर्वानुमान को पूरा करने के बाद , आप सेल की बढ़त को बेहतर तरीके से देखने के लिए सेल डेटा चार्ट का निर्णय लेते हैं । हर महीने की बिक्री रिपोर्ट को दर्शाने के लिए 3D कॉलम का चुनाव करें । चार्ट के विकल्पों की विविधता को प्रयोग करने के पश्चात् , आप चार्ट के लिए वर्णित टाइटल xaxis और y - axis प्रविष्ट करें । इंटरनेट की बढ़ी बिक्री पर ध्यान केंद्रित करने के लिए डेटा लेबल का उपयोग करें । अंत में चार्ट के विभिन्न कॉलम को परिभाषित करने के लिए लीजेंड इंजर्ट करें ।
- चार्ट के शीर्षक :- एक्स एवं पाई असी में चार्ट के शीर्षक और उप - शीर्षक देने से पार्ट को समझना आसान हो जाता है ।
- चार्ट के प्रकार :- एक तिमाही में नासिक खर्ची को प्रदर्शित करने के लिए आप विभिन्न प्रकार के चाटों पर विचार करके कॉलम चार्ट का चयन करें । चार्ट के उसी गुण से कॉलम रोचकता और गहराई मिलती है ।
- चार्ट :- वर्कशीट में डेटा आ जाने के बाद इसे चार्ट में प्रदर्शित करना बहुत आसान होता है । आपको बस पार्ट में डेटा को सेलेक्ट करना है , कर्ट के प्रकार को सेलेक्ट करना है और कुछ विवरण डालने हैं ।
डेटा का विश्लेषण :- अपने मालिक को प्रथम तिमाही का पूर्वानुमान दिखाने के पश्चात् आप प्रत्येक तिमाही और वार्षिक पूर्वानुमान सारांश की वर्कशीट सहित वर्कबुक के खर्च और फॉरमैट को दोहराएं । आप प्रत्येक वर्कशीट को एक विशिष्ट नाम , अर्थात् शीट नेम दें । मालिक की इच्छानुसार पैरोल के लिए विभिन्न अनुमानों के प्रभाव को जांचने के लिए व्हाट - इफ एनालिसिस का उपयोग करें और गोल - सीक का उपयोग करके देखें कि पहली तिमाही पर 15 प्रतिशत लाभ प्राप्त करने के लिए इंटरनेट बिक्री को कितना बढ़ाना पड़ेगा ।
- वर्कबुक :- किसी वर्कबुक की पहली वर्कसीट अक्सर उसकी अगली वर्कशीटों की समीक्षा होती है । इस स्थिति में पहली वर्कशीट पूरे साल का पूर्वानुमान प्रस्तुत करती है । अगली वर्कशीटों मे विस्तृत विवरण दिए हैं ।
- शीट :- प्रत्येक वर्कशीट का अपना विशिष्ट शीट - नेम होता है । पकंबुक में आसानी से नेवीगेट करने के लिए सबसे अच्छा यही होता है कि प्रत्येक वर्कशीट को साधारण किन्तु विस्तृत नाम दें ।
- व्हॉट इन एनालिसीस :- यह बहुत सशक्त और साधारण उपकरण है जिससे स्प्रेडशीट में विभिन्न अनुमानों के प्रभावों की जांच की जा सकती है । \
- गोली सीक :- ज्यादातर वित्तीय वर्कबुक में एक सामान्य लक्ष्य होता है , एक निश्चित स्तर पर लाभ अर्जित करना । गोल सीक आपको लक्ष्य निर्धारित करने में मदद करता है , और फिर वर्कबुक के अन्य भागों का विश्लेषण करता है जिनको लक्ष्य के अनुसार व्यवस्थित करने की आवश्यकता होगी ।
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